Rechnungen erfassen und E-Rechnungen

Im Detail

Hochladen

Im Eingang laden Sie Dateien über „Hochladen“ oder durch Ziehen auf die Seite hoch. Es gelten diese Grenzen:

• Eine Datei darf höchstens 25 MiB groß sein, und Sie können bis zu 30 Dateien auf einmal wählen. Größere oder leere Dateien lehnt NOVEX ab, bevor etwas übertragen wird.
• NOVEX erkennt am Inhalt, ob eine Datei ein PDF, eine XML-Datei oder ein Bild ist. Der Dateiname und der angegebene Typ sind nur Anzeigetext.
• Aus jeder Datei wird ein eigener Eingangsposten. Mit „Als einen Beleg erfassen“ machen Sie aus mehreren Dateien einen Posten: Die erste ist die Rechnung, die übrigen sind Anlagen.
• Jede hochgeladene Datei wird im Hintergrund gelesen. Das Ergebnis erscheint in der Erfassung.

Der Eingang ist eine Liste der offenen Posten mit der Zeit seit dem Eingang. Wer Dateien hochladen und erfassen darf, bestimmt die Rolle: „Eingangsrechnungen hochladen, erfassen, ablegen und verwerfen“.

E-Rechnungen

NOVEX liest zwei Arten von E-Rechnungen:

• XRechnung als XML-Datei, in den Syntaxen CII und UBL.
• ZUGFeRD / Factur-X: ein PDF mit eingebetteter XML-Rechnung.

Aus der Datei übernimmt NOVEX die Kopfdaten in die Erfassung. Diese Angaben sind dort schreibgeschützt, weil NOVEX sie unverändert aus der Datei übernimmt. Eine E-Rechnung wird nie als Geschäftsbrief abgelegt.

Die Ansicht „Daten“ zeigt den gelesenen Datensatz lesbar: Kopfdaten, Verkäufer und Käufer, Positionen, Steuer-Aufschlüsselung, Summen und Zahlungsangaben, jede Zahl so, wie die Datei sie angibt. Bei einer ZUGFeRD-Datei wechseln Sie zwischen PDF, Daten und XML-Quelltext. Angehängte Dateien der Rechnung, etwa ein Aufmaß, öffnen Sie aus der Ansicht.

Was NOVEX nicht tut: Die Darstellung ist keine amtliche Visualisierung des Datensatzes, und NOVEX führt keine formale Validierung gegen die Normen durch. Geprüft wird, ob die Datei wohlgeformt ist, ob Syntax und Profil erkannt werden und ob Beträge, Steuersätze und Daten lesbar sind. Was die Prüfung bemerkt, steht an dem jeweiligen Feld.

Angaben erfassen

Die Erfassung zeigt die Datei neben dem Formular. Das Formular enthält unter anderem:

• die Belegart: Eingangsrechnung, Rechnungskorrektur (eingehend) oder Geschäftsbrief,
• die Rechnungsnummer, den Lieferanten und die Kostenstelle,
• Rechnungsdatum, Eingangsdatum (Valutadatum) und die Leistungszeit,
• die Währung, den Bruttobetrag und die USt.-Zeilen,
• die Zahlungsart, die Zusatzfelder Ihrer Organisation und eine Bemerkung.

Bei einer E-Rechnung schlägt NOVEX den Lieferanten vor, wenn genau ein Lieferant in Ihren Stammdaten zu Name und USt-IdNr. der Datei passt. Neue Lieferanten legen Sie direkt neben der Datei an. Wer eine Abschlags-, Teilschluss- oder Schlussrechnung erfasst, gibt im Abschnitt „Abrechnung“ die Art und die Abzüge an.

Bei einer PDF-Rechnung ohne E-Rechnungsdaten tragen Sie die Angaben selbst ein. Auf Wunsch schlägt OCR sie vor. Ein Vorschlag gilt erst, wenn eine Person ihn bestätigt.

Wenn Sie ein Feld anklicken oder anspringen, markiert NOVEX in der Datei die Stellen, an denen der Wert steht. Mit „Notiz schreiben“ legen Sie eine Notiz auf das Papier.

Ablegen

„Ablegen“ macht aus dem Eingangsposten ein Dokument im Rechnungseingang. Dabei gilt:

• NOVEX vergibt die Eingangsnummer im Format ER-Jahr-fünfstellige Nummer.
• Bei einer Rechnung oder Rechnungskorrektur sind Eingangsdatum, Rechnungsdatum, Währung, Bruttobetrag und Zahlungsart Pflicht. Die Leistungszeit ist Pflicht, wenn Ihre Einstellungen das verlangen, ebenso jedes Zusatzfeld, das Sie als Pflicht festgelegt haben. Die Rechnungsnummer ist kein Pflichtfeld, damit NOVEX auch Belege ohne Nummer ablegen kann.
• Ist ein Pflichtfeld leer, markiert ein Klick auf „Ablegen“ alle fehlenden Felder, und es wird nichts gesendet.
• Das Original wird so im Archiv abgelegt, wie es eingegangen ist. NOVEX verändert es nicht und schreibt nichts hinein.
• Solange die Rechnung im Prozess ist, können die Belegdaten bearbeitet werden. Das Original bleibt davon unberührt.

Ein Dokument, das Sie fälschlich abgelegt haben, löschen Sie nach „Gelöschte Belege“, mit der Berechtigung „Fälschlich abgelegte Eingangsbelege löschen und gelöschte wiederherstellen“. Von dort lässt es sich wiederherstellen.

Was der Tarif dazu sagt

Das Hochladen, Erfassen und Ablegen bleibt auch ohne laufenden Tarif möglich. Das Verwerfen, Kommentieren und erneute Einlesen eines Eingangspostens und das Auslesen per OCR brauchen den Tarif. Die Seite Was ohne Tarif möglich ist hält die Liste.