NOVEX Docs
Zur Anwendung

NOVEX Rechnungseingang im Überblick

In 30 Sekunden

NOVEX Rechnungseingang führt eingegangene Rechnungen von der Datei bis ins Archiv. Sie laden eine Rechnung hoch, erfassen ihre Angaben, lassen sie im Freigabeprozess prüfen und freigeben, kontieren sie und geben sie für die Buchhaltung aus. Das Original bleibt unverändert im Archiv. Ansehen, Archiv und Export stehen auch ohne laufenden Tarif offen.

Im Detail

Der Weg einer Rechnung

So läuft eine eingegangene Rechnung durch NOVEX Rechnungseingang. Welche Schritte Ihr Prozess enthält und in welcher Reihenfolge, legen Sie in Ihrer Organisation fest. Mehrere Schritte lassen sich dort ausschalten.

  1. Hochladen. Sie laden die Datei in den Eingang hoch, per Auswahl oder per Ziehen auf die Seite. Siehe Rechnungen erfassen.
  2. Erfassen. Bei einer E-Rechnung liest NOVEX die Kopfdaten aus der Datei. Bei einer PDF-Rechnung tragen Sie die Angaben ein, oder Sie lassen sie auf Wunsch per OCR vorschlagen.
  3. Ablegen. NOVEX vergibt eine Eingangsnummer und legt das Original so im Archiv ab, wie es eingegangen ist.
  4. Prüfen. Die Rechnung durchläuft die Prüfschritte Ihres Prozesses, zum Beispiel die Zuordnung des Lieferanten und eine Prüfung der erfassten Angaben auf Auffälligkeiten. Ob eine Rechnung vollständig ist, beurteilen Sie.
  5. Kontieren. Die Buchungszeilen mit Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel werden vorbelegt und von einer Person bestätigt. Siehe Kontierung.
  6. Freigeben. Die zuständigen Personen entscheiden im Freigabeprozess, je nach Kostenstelle und Betrag. Siehe Freigabeprozess.
  7. Abschließen und exportieren. Die Buchhaltung schließt die Rechnung ab. Eine Exportdatei im Format DATEV-Buchungsstapel (EXTF) enthält die Buchungen; Sie importieren sie in ein Buchhaltungsprogramm, das dieses Format einliest.

Danach bleibt die Rechnung im Archiv des Rechnungseingangs auffindbar.

Was NOVEX Rechnungseingang nicht tut

  • NOVEX bucht nicht selbst. Die Kontierung wird vorbereitet und exportiert, die Buchung führen Sie in Ihrem Buchhaltungsprogramm aus.
  • Rechnungen kommen per Upload in den Eingang. Einen Postfach-Abruf bietet NOVEX derzeit nicht.
  • Eine E-Rechnung wird gelesen und angezeigt, aber nicht formal gegen die Normen geprüft. NOVEX prüft, ob die Datei wohlgeformt ist und ob Beträge, Steuersätze und Daten lesbar sind. Eine formale Validierung gehört nicht zum Umfang.
  • OCR läuft nie von selbst. Eine Datei wird nur auf einen Klick einer Person ausgelesen.
  • Jede Organisation hat einen Prozess. Mehrere parallele Prozesse gibt es nicht.

Was ohne Tarif offen bleibt

Ohne laufenden Tarif können Sie Rechnungen weiter ansehen, im Archiv finden, exportieren und Dokumente abschließen, die schon im Prozess sind. Einrichten und neue Auslesevorgänge brauchen den Tarif. Die genaue Aufteilung steht auf der Seite Was ohne Tarif möglich ist.

Weiterlesen