Freigabeprozess: Rollen, Limits, Vertretung und Stempel

Im Detail

Der Prozess

Eine Organisation hat einen Prozess für eingegangene Rechnungen. Er besteht aus Schritten in fester Reihenfolge: Eingang und Ablegen, Lieferant prüfen, Pflichtangaben prüfen, Kontierung, Freigabe, Abschluss Buchhaltung und Export. Mehrere Schritte lassen sich ausschalten, und die Freigabe kann mehrere Stufen haben, vor und nach der Freigabe durch die Kostenstelle.

• Vorlagen: Beim ersten Einrichten wählen Sie „Einfache Freigabe“ oder „Bau mit Kostenstellen“ und passen die Vorlage an.
• Entwurf, Testlauf, Veröffentlichen: Sie ändern den Prozess zuerst als Entwurf. Ein Testlauf zeigt, welchen Weg eine Rechnung nähme. Erst „Veröffentlichen“ setzt die Änderung in Kraft. Jede veröffentlichte Version bleibt in der Versionsliste einsehbar.
• Laufende Rechnungen behalten die Version, mit der sie gestartet sind.
• Ändert eine Einstellung, wer über Geld entscheidet, kennzeichnet die Anwendung sie mit „Freigaberelevant“. Eine solche Änderung lässt sich nur mit einem Testlauf veröffentlichen, den der Server beim Veröffentlichen erneut ausführt.

Der Prozess und die Freigaberegeln einzurichten braucht den Tarif von NOVEX Rechnungseingang. Eine Rechnung, die schon läuft, wird auch ohne laufenden Tarif zu Ende geführt, solange die Organisation nicht vom Anbieter gesperrt ist.

Rollen und Rechte

Wer was tut, bestimmt die Rolle. Diese Berechtigungen gehören zum Rechnungseingang:

• Aufgaben im Rechnungseingang bearbeiten (Freigeben, Ablehnen, Zur Klärung).
• Alle Eingangsrechnungen einsehen.
• Eingangsrechnungen hochladen, erfassen, ablegen und verwerfen.
• Eingangsrechnungen für die Buchhaltung exportieren und als exportiert markieren.
• Den Prozessmonitor nutzen, um Vorgänge neu zuzuweisen, zu beenden oder weiterzuführen.
• Fälschlich abgelegte Eingangsbelege löschen und gelöschte wiederherstellen.
• Den Rechnungsprozess einrichten.
• Freigaberegeln, Vertretungen und die Mitglieder der Arbeitsgruppen verwalten.

Wer nur Rechnungen freigeben soll, etwa eine Bauleitung oder ein externer Prüfer, erhält den Zugriff „Nur eigene Aufgaben“. Diese Person sieht nur die Aufgaben, die ihr zugewiesen sind, und keine Ausgangsrechnungen. Der Zugriff „Alle Eingangsrechnungen“ zeigt alle eingegangenen Rechnungen und sonst nichts. Beide Personen belegen einen vollen Platz des Rechnungseingangs, siehe Plätze und Preise.

Limits und Vorgesetzte

Die Freigaberegeln legen fest, wer welche Rechnung entscheidet:

• Je Kostenstelle nennen die Regeln einen Erstprüfer und Vorgesetzte, firmenweit außerdem die Besteller.
• Jede Regel hat ein Limit in Euro. Ein leeres Limit heißt unbegrenzt. Übersteigt der Anteil einer Rechnung das Limit, entscheidet zusätzlich der Vorgesetzte, den die Regel nennt. Ist dieser abwesend, tritt seine Vertretung an seine Stelle.
• Das Limit liest NOVEX zum Zeitpunkt der Entscheidung. Die Aufgabe zeigt der Person ihren Anteil, ihr Limit und wer darüber zusätzlich entscheidet.
• Eigene Regeln: Wer kein Eigentümer ist, kann keine Regel anlegen, ändern oder löschen, die ihn selbst als Person, Vorgesetzten oder Vertretung nennt. Das gilt je Regel; Eigentümer sind davon ausgenommen. Jede Änderung einer Regel schreibt eine Zeile ins Sicherheitsprotokoll, und jeder Eigentümer erhält eine Mitteilung.
• Wo der Prozess es erlaubt, nennt die Buchhaltung beim Erfassen einen Abweichenden Prüfer, eine Person oder eine Arbeitsgruppe. Sie prüft an Stelle der Personen der Kostenstelle und an Stelle von niemandem sonst. Eine Aufgabe wird nur einmal entschieden; eine zweite Entscheidung auf dieselbe Aufgabe wird abgewiesen und nennt, wer entschieden hat.

Eine Vorschau zeigt vor dem Absenden den Freigabeweg der Rechnung.

Vertretung bei Abwesenheit

Eine Abwesenheit hat einen Zeitraum, dessen erster und letzter Tag eingeschlossen sind, und ein Ende ist Pflicht. Optional nennt sie eine Vertretung und eine Notiz. Das Feld verlangt keinen Grund.

• Während der Abwesenheit geht eine Aufgabe an die Vertretung, die in der Freigaberegel steht, sonst an die Vertretung der Abwesenheit. Ist auch diese abwesend, an deren Vertretung. Ist niemand erreichbar, wählt eine Person den Prüfer aus.
• Die Vertretung entscheidet mit dem Limit der abwesenden Person, wenn sie kein eigenes hat.
• Jede Person trägt ihre eigene Abwesenheit unter „Konto“ ein, auch ein externer Prüfer. Wer Freigaberegeln verwaltet, trägt sie für alle ein.

Aufgaben und Entscheidungen

Jede Person sieht ihre offenen Aufgaben unter „Meine Aufgaben“, jeweils eine Zeile je Aufgabe. Aufgaben einer Arbeitsgruppe übernehmen Sie und geben sie bei Bedarf zurück. Die Entscheidungen sind Freigeben, Ablehnen und Zur Klärung.

• Der Link in der Benachrichtigung öffnet die Aufgabe, auch auf dem Telefon, in einer eigenen Ansicht.
• NOVEX benachrichtigt Personen per E-Mail, wenn eine Aufgabe ansteht, und erinnert, wenn sie liegen bleibt. Je nach Einstellung des Prozesses eskaliert eine Aufgabe weiter.
• Rechnungen, die nicht weiterlaufen können, gehen zur Klärung. Jeder Klärungsfall hat einen Verantwortlichen, bevor es einen Ausweg gibt.

Der Entscheidungsstempel

Wird der Beleg angezeigt (PDF, PNG oder JPEG), wird jede Entscheidung zu einer Rechnung auf dem Beleg gestempelt, und zwar dort, wo die entscheidende Person den Stempel hinsetzt.

• Vor dem Bestätigen erscheint der Stempel auf der Seite. Sie ziehen ihn, klicken an die Stelle, oder verschieben ihn mit den Pfeiltasten, auf dem Telefon tippen Sie. Dann bestätigen Sie die Entscheidung.
• Der Stempel gehört zur Entscheidung und ist mit ihr gespeichert. Er wird nie in die Datei geschrieben. Das Original bleibt unverändert.
• Mit „Notiz schreiben“ legen Sie zusätzlich Notizen auf das Papier. Eine gespeicherte Notiz lässt sich weder bearbeiten noch entfernen.
• „PDF mit Vermerken“ erzeugt eine Kopie, in die der Browser Stempel und Notizen zeichnet. Sie wird nicht archiviert.

Protokoll der Entscheidungen

Zu jeder Entscheidung speichert NOVEX, wer sie wann getroffen hat, mit welchem Limit und nach welcher Regel. Der Prozessmonitor zeigt laufende Vorgänge. Wer ihn nutzen darf, kann Vorgänge neu zuweisen, erneut versuchen, zur Klärung geben oder beenden. Das Archiv des Rechnungseingangs führt jede abgelegte Rechnung auf, in jedem Zustand.

Kein Befehl des Prozessmonitors markiert eine Rechnung als freigegeben. Die einzige Ausnahme ist das Weitergeben einer festhängenden Rechnung an den Export ohne Freigabe. Diese Übergabe wird festgehalten.