OCR und Einwilligung

In 30 Sekunden

OCR schlägt die Angaben einer PDF-Rechnung vor, eine Person prüft sie. Sie läuft nur auf einen Klick je Datei, nie automatisch. Die Datei geht dafür an Mistral AI (Frankreich), die nach eigener Angabe in der EU verarbeiten, als Unterauftragsverarbeiter, den ein Eigentümer vorher genehmigt hat. Jeder Scan zählt, im Monat sind einige frei, weitere lassen sich vorab kaufen.

Im Detail

Was OCR tut

OCR liest eine PDF-, PNG- oder JPEG-Datei und schlägt die Kopfdaten einer Rechnung vor: Belegart, Lieferant, Rechnungsnummer, die Daten, Währung, Bruttobetrag und die USt.-Zeilen. Die Vorschläge landen nur in leeren Feldern, nie in einem Feld, das Sie schon ausgefüllt haben. Sie sind mit „per OCR vorgeschlagen“ markiert, bis eine Person sie bestätigt oder ändert. Ein Lieferant wird nur vorgeschlagen, wenn genau ein offener Lieferant zu Name und USt-IdNr. passt.

OCR ersetzt keine Prüfung. Ablegen ist erst möglich, wenn alle Vorschläge bestätigt sind.

Wie sie gestartet wird

Ein Klick je Datei. Der Knopf „Mit OCR auslesen“ in der Erfassung liest die Datei, die Sie gerade sehen. Das geschieht nie automatisch.
Nie bei einer E-Rechnung. Eine Rechnung, die ihre Angaben als Datensatz mitbringt, braucht keine OCR, und der Knopf fehlt.
Nicht, solange eine Datei noch gelesen wird.
Eine Datei wird als Ganzes übertragen. Gelesen werden höchstens acht Seiten, bei einem längeren PDF die ersten und die letzten vier.
Eine empfangene Datei verlässt NOVEX nur für OCR, nur auf einen solchen Klick.
Scheitert das Auslesen (Zeitüberschreitung, Ablehnung, unlesbare Antwort), meldet NOVEX es, und es wird nichts ausgefüllt.

Aus der Antwort liest NOVEX außerdem Hinweise für die Kontierung: Texte, die neben „Kostenstelle“, „KST“, „Bauvorhaben“ oder „Projekt“ stehen. Sie fließen als Vorschlag in die Kontierung, nie ungefragt in die Felder.

Die Genehmigung des Eigentümers

OCR ist standardmäßig ausgeschaltet. Einschalten kann sie nur ein Eigentümer Ihrer Organisation, unter „Eingang und DATEV“ in den Organisationseinstellungen. Mit dem Einschalten genehmigt der Eigentümer Mistral als Unterauftragsverarbeiter. Das Ausschalten widerruft die Genehmigung. Wieder einschalten kann nur ein Eigentümer, mit einer neuen Genehmigung.

Ohne Genehmigung liest NOVEX keine Datei per OCR und sendet nichts. Die Antwort des Dienstes in ihrem Wortlaut speichert NOVEX nicht, es hält nur fest, dass und mit welchem Ergebnis eine Anfrage lief. Zur Speicherdauer beim Anbieter macht NOVEX keine Zusage.

Scans und Kosten

Jedes Auslesen einer Datei zählt als ein Scan:

Jede Organisation hat je Kalendermonat eine Anzahl freier Scans. Die Zahl steht in der Tabelle auf der Seite Plätze und Preise. Nicht genutzte freie Scans verfallen am Monatsende.
Darüber hinaus kaufen Eigentümer Pakete im Voraus. Gekaufte Scans verfallen nicht, solange Ihr Vertrag besteht. Der Preis eines Pakets steht beim Kauf in der Abrechnung.
Ist kein Scan mehr übrig, lehnt NOVEX die Anfrage ab. Nichts wird automatisch nachgekauft, und kein Paket ist ein Abonnement.
Die Anzeige neben dem Knopf nennt den Stand und, wenn nichts mehr übrig ist, den Tag der Erneuerung.

OCR braucht den Tarif von NOVEX Rechnungseingang. Siehe Was ohne Tarif möglich ist.