Kontierung und Vorschläge

Im Detail

Was die Kontierung ist

Die Kontierung ordnet den Betrag einer Rechnung Buchungszeilen zu. Jede Zeile hat ein Konto, eine Kostenstelle, einen Steuerschlüssel, einen Betrag und eine Info, den Buchungstext der Zeile. Die Summe der Zeilen muss mit dem zu kontierenden Betrag auf den Cent übereinstimmen. Weicht sie ab, nennt die Anzeige die Differenz.

NOVEX bucht nicht selbst. Die kontierte Rechnung geht über den Export in Ihr Buchhaltungsprogramm, siehe Rechnungen erfassen und den Abschnitt „Export“ unten.

Stammdaten

Die Kontierung greift auf Stammdaten zu, die Ihre Organisation pflegt:

• Konten: Aufwandskonten mit Nummer und Name, optional mit einem Standard-Steuerschlüssel. Die Kontonummer hat genau die Länge, die Ihre Organisation als Sachkontenlänge eingestellt hat.
• Steuerschlüssel: der Schlüssel, ein Name, der Satz und die Behandlung. Zur Auswahl stehen Vorsteuer, ohne Steuer und sonstige Behandlung.
• Lieferanten: mit Kreditorennummer und einem Standard-Aufwandskonto.
• Kostenstellen: ebenfalls mit einem Standard-Aufwandskonto.

Ein Konto, ein Steuerschlüssel oder eine Kostenstelle, die schon in Buchungen steht, lässt sich nicht löschen, sondern nur schließen. Ein geschlossener Eintrag wird für neue Buchungen nicht mehr angeboten.

Wer kontiert

Die Kontierung bearbeiten Personen mit einer offenen Aufgabe im Schritt Kontierung, Abschluss oder Klärung, sowie Personen, die Rechnungen erfassen dürfen. Das gilt, solange die Rechnung im Prozess ist. Während der Freigabe ist die Kontierung gesperrt.

Vorschläge

Ist die Kontierung leer, belegt NOVEX sie dort vor, wo der Prozess in die Kontierung oder den Abschluss eintritt. Was keine Quelle beantwortet, bleibt leer. Die Quellen sind jeweils optional:

• die Angaben der E-Rechnung: die Steuer-Aufschlüsselung mit der Kategorie je Satz und die Referenzen, die eine Kostenstelle nennen können,
• die Hinweise der OCR auf Kostenstelle oder Projekt, wenn Sie OCR genutzt haben,
• die Aufteilung der letzten freigegebenen Rechnung desselben Lieferanten,
• das Standard-Aufwandskonto des Lieferanten und der Kostenstelle,
• Ihre Steuerschlüssel.

Daraus folgen diese Regeln:

• Je Steuersatz und Behandlung entsteht eine Zeile, und die Zeilen ergeben zusammen den Betrag auf den Cent.
• Eine Kostenstelle schlägt NOVEX nur vor, wenn genau eine am besten passt. Bei einem Gleichstand oder wenn der beste Treffer eine geschlossene Kostenstelle ist, schlägt es keine vor, denn die Freigabe folgt der Kostenstelle.
• Die Kostenstelle, die Sie beim Erfassen angegeben haben, geht allen Hinweisen voran.
• Geschlossene Konten, Steuerschlüssel und Kostenstellen schlägt NOVEX nie vor.

Ein vorbelegtes Feld trägt ein Zeichen, das seine Quelle nennt, zum Beispiel „Per OCR aus dem Beleg gelesen“ oder „Vorschlag aus der Rechnung vom 12.09.2026“. Ein Vorschlag ist nie eine Entscheidung: Speichern oder Weitergeben der Zeilen bestätigt sie, und wenn Sie ein Feld ändern, verliert nur dieses Feld seine Quelle.

Export

Den Export für die Buchhaltung löst eine Person mit der Berechtigung „Eingangsrechnungen für die Buchhaltung exportieren und als exportiert markieren“ aus. NOVEX schreibt eine Datei im Format DATEV-Buchungsstapel (EXTF), eine Zeile je Kontierungszeile. NOVEX ist kein DATEV-Produkt. Rechnungen, die die Datei nicht tragen kann, zeigt NOVEX mit dem Grund und dem Weg zur Abhilfe, zum Beispiel ein fehlendes Kreditorenkonto oder eine Rechnung in einer anderen Währung als Euro.